V druhej časti seriálu sme sa zaoberali možnosťami optimalizácie firemných procesov na základe analýzy firemného prostredia. Výsledkom analýzy firemných procesov by mal byť dokument popisujúci štruktúru spoločnosti (alebo jej časti, ktorá má nový informačný systém používať), potreby jej zamestnancov súvisiace s výkonom zodpovednosti, aktuálny spôsob prenášania informácií dôležitých napr. pre správny chod toho-ktorého oddelenia.
Ako Vám k dosiahnutiu podobných cieľov môže pomôcť spoločnosť WAI s.r.o?
Identifikácia komunikačných bottleneckov
Podrobným preskúmaním spôsobu výmeny informácií, od tých najdôležitejších až po tie zdanlivo nepodstatné sa dajú identifikovať slabé miesta, ktoré jednoznačne brzdia komunikáciu zamestnancov. Dôvody môžu byť rôzne: zle nastavené procesy, nesprávne používaný stávajúci informačný systém, celková absencia informačného systému alebo jeho nespoľahlivosť, nevhodná štruktúra databázy, nehomogénne alebo nevhodné rozloženie pracovných kapacít a ďalšie.
Identifikácia týchto slabých miest je prvý krok k zefektívneniu komunikácie, čo má za následok zvýšenie produktivity bez nutnosti navyšovania akýchkoľvek kapacít.
Plynulý priebeh komunikácie
Zabezpečenie plynulého toku informácií je nutnosť. V momente, kedy v spoločnosti nie je tento proces správne nastavený, nastáva priestor na optimalizáciu. Spôsobov, ako tento stav dosiahnuť je tak veľa, ako spôsobov, ktoré mu bránia v jeho dosiahnutí. Ak nemáte informačný systém a potrebujete ho – zabezpečte si ho. Ak nemáte kvalifikovaný personál a potrebujete ho – zabezpečte si ho. A tak ďalej. Cieľom článku nie je vymenovať tieto spôsoby, ale dôrazne pripomenúť, že komunikácia je základ správneho fungovania akéhokoľvek kolektívu, či je to na výrobnej úrovni, alebo na manažérskej.
Zvýšenie produktivity a viac spokojných zákazníkov
Na záver celého seriálu mi ostáva iba zhrnúť niektoré poučky tzv. minimalizmu v podnikaní:
- nie je potrebné mať veľa a oplývať veľkými kapacitami. Je potrebné vedieť narábať s tým, čo je k dispozícii
- hranice sú potrebné. Stanovte si hranice a obmedzujte sa podľa konkrétnej situácie. Nebojte sa povedať si nie. Ak nemáte hranice, ľahko skĺznete do predstavy, že iba za veľa peňazí môže byť veľa muziky.
- buďte otvorení a načúvajte. Pretože tak, ako Vy budete komunikovať so svojím okolím (čiže so svojimi zamestnancami), tak aj oni budú komunikovať s Vami. A ak Vám neposkytnú správne informácie včas, nebudete sa mať na základe čoho rozhodovať. A v takom prípade Vám nepomôže žiadny informačný systém.
Ostáva mi už iba zaželať každému, kto hľadá svetlejšie zajtrajšky, aby bol vo svojom snažení úspešný.
Dušan Daniška, WAI s.r.o