Ako Vám k dosiahnutiu podobných cieľov môže pomôcť spoločnosť WAI s.r.o?

Identifikácia komunikačných bottleneckov

Podrobným preskúmaním spôsobu výmeny informácií, od tých najdôležitejších až po tie zdanlivo nepodstatné sa dajú identifikovať slabé miesta, ktoré jednoznačne brzdia komunikáciu zamestnancov. Dôvody môžu byť rôzne: zle nastavené procesy, nesprávne používaný stávajúci informačný systém, celková absencia informačného systému alebo jeho nespoľahlivosť, nevhodná štruktúra databázy, nehomogénne alebo nevhodné rozloženie pracovných kapacít a ďalšie.

Identifikácia týchto slabých miest je prvý krok k zefektívneniu komunikácie, čo má za následok zvýšenie produktivity bez nutnosti navyšovania akýchkoľvek kapacít.

Plynulý priebeh komunikácie

Zabezpečenie plynulého toku informácií je nutnosť. V momente, kedy v spoločnosti nie je tento proces správne nastavený, nastáva priestor na optimalizáciu. Spôsobov, ako tento stav dosiahnuť je tak veľa, ako spôsobov, ktoré mu bránia v jeho dosiahnutí. Ak nemáte informačný systém a potrebujete ho – zabezpečte si ho. Ak nemáte kvalifikovaný personál a potrebujete ho – zabezpečte si ho. A tak ďalej. Cieľom článku nie je vymenovať tieto spôsoby, ale dôrazne pripomenúť, že komunikácia je základ správneho fungovania akéhokoľvek kolektívu, či je to na výrobnej úrovni, alebo na manažérskej.

Zvýšenie produktivity a viac spokojných zákazníkov

Na záver celého seriálu mi ostáva iba zhrnúť niektoré poučky tzv. minimalizmu v podnikaní:

1. nie je potrebné mať veľa a oplývať veľkými kapacitami. Je potrebné vedieť narábať s tým, čo je k dispozícii
2. hranice sú potrebné. Stanovte si hranice a obmedzujte sa podľa konkrétnej situácie. Nebojte sa povedať si nie. Ak nemáte hranice, ľahko skĺznete do predstavy, že iba za veľa peňazí môže byť veľa muziky.
3. buďte otvorení a načúvajte. Pretože tak, ako Vy budete komunikovať so svojím okolím (čiže so svojimi zamestnancami), tak aj oni budú komunikovať s Vami. A ak Vám neposkytnú správne informácie včas, nebudete sa mať na základe čoho rozhodovať. A v takom prípade Vám nepomôže žiadny informačný systém.

Ostáva mi už iba zaželať každému, kto hľadá svetlejšie zajtrajšky, aby bol vo svojom snažení úspešný.

Dušan Daniška, WAI s.r.o

Aké možnosti nám k tomu ponúkajú dnešné softvérové produkty? Čo je najdôležitejšie z pohľadu ich koncového používateľa, ich zriaďovateľa a tvorcu?

Analýza firemných procesov a možnosti optimalizácie

Pre čo najlepšie využitie potenciálu informačných technológií, ktoré v dnešnej dobe ponúkajú vysoký výpočtový výkon za relatívne málo peňazí, je potrebná čo najlepšia súhra troch strán zainteresovaných do každého informačného systému: dodávateľ, prevádzkovateľ (zákazník) a používatelia (zamestnanci zákazníka). Každý z nich má na výsledný produkt iný pohľad a preto je veľmi dôležité, aby si navzájom porozumeli, aby výsledok práce uspokojoval všetky skupiny. Cieľom tohto článku nie je hlbšie skúmanie možností vzájomnej komunikácie týchto skupín, pretože táto téma si vyžaduje viac priestoru ako iba zopár viet.

Výsledkom analýzy firemných procesov by mal byť dokument popisujúci štruktúru spoločnosti (alebo jej časti, ktorá má nový informačný systém používať), potreby jej zamestnancov súvisiace s výkonom zodpovednosti, aktuálny spôsob prenášania informácií dôležitých napr. pre správny chod toho-ktorého oddelenia. Táto časť vyžaduje od zadávateľa a používateľov maximálnu možnú mieru súčinnosti s analytikom (ktorý je najčastejšie zamestnancom spoločnosti dodávajúcej IS), pretože bez správnych podkladov nie je možné vytvoriť analýzu reflektujúcu reálny stav. V tomto prípade je na mieste zaoberať sa podpisom tzv. NDA zmluvy (non-disclosure agreement, zmluva o zachovaní mlčanlivosti). Ďalšou súčasťou analýzy by mala byť štúdia rovnako analyzujúca nadbytočné procesy ako aj navrhujúca procesy, ktoré by tok informácií zrýchlili a zefektívnili.

Po zostavení kompletnej analýzy potrebnej pre návrh vhodného informačného systému už nie je nutne potrebná súčinnosť aj s budúcimi používateľmi nového IS, pretože všetky informácie potrebné k návrhu dobre použiteľného IS by mali byť súčasťou analýzy. Závisí to však aj od konkrétnej situácie a od skúseností dodávateľa.

Návrh riešenia na základe analýzy procesov

Po dôkladnej analýze aktuálneho stavu a návrhoch, kde a ako je možné jednotlivé procesy optimalizovať, je treba navrhnúť technické riešenie, ktoré sa použije pri výrobe informačného systému. Najčastejšie ide o riešenie architektúry klient-server, kedy sa vo firme nasadí samostatný server – počítač s centralizovanou databázou a klientom sa umožní k serveru a jeho databáze pristupovať. Užívateľské rozhranie, v ktorom pracujú používatelia IS môže byť spracované buď ako desktopová aplikácia alebo web aplikácia. Moderné IS využívajú práve druhú možnosť, pretože táto poskytuje väčšiu flexibilitu hlavne z pohľadu operačných systémov alebo zariadení, z ktorých sa k serveru pristupuje. Jediné, čo je potrebné v prípade web aplikácií mať nainštalované, je klasický internetový prehliadač.

Pri návrhu užívateľskej časti dodávaného IS je veľmi potrebné dbať úroveň počítačovej vzdelanosti jednotlivých pracovníkov firmy. Používateľom so slabšími zručnosťami v ovládaní PC je treba vytvoriť rozhranie, ktoré obsahuje iba najpotrebnejšie funkcie, aby sa znižovalo riziko zlyhania ľudského faktora, kdežto používatelia s lepšími zručnosťami bývajú zvyčajne nasadení v oblastiach s vyššou zodpovednosťou, kde je potrebné poskytnúť viac informácií dôležitých pre správne rozhodovanie. Ak sa podcení správne rozloženie zodpovednosti pri používaní IS, vzniká riziko, že vynaložená námaha nebude mať uspokojujúci výsledný efekt, čo škodí všetkým zainteresovaným stranám. Zadávateľovi sa nevracajú investície tak rýchlo, ako by očakával, používateľovi sa pridá ďalšia práca navyše a dodávateľ nemá referenciu na vysokej úrovni.

V ďalšej časti seriálu popíšeme služby poskytované spoločnosťou WAI s.r.o v oblasti tvorby podnikových informačných systémov.

Čas sú peniaze a každé zbytočné alebo nesprávne rozhodnutie oslabuje Vašu pozíciu. Preto využite nástroj Manitoo do maximálnej miery a získajte od neho viac, ako očakávate.

Hierarchia používateľov v Manitoo

Väzby medzi jednotlivými užívateľmi sú nastavené tak, aby v prípade potreby (choroba, dovolenka, akútny problém s kapacitami a pod) bolo možné meniť prideľovanie jednotlivých požiadaviek na akéhokoľvek člena pracovného tímu.

Záver

Manitoo nezaťažuje Váš čas a Vy sa môžte plne sústrediť na Vašu prácu. Spraví pritom všetko potrebné za Vás – odsleduje akých máte klientov, čo pre nich robíte, koľko ste pre nich už pracovali, akú odmenu si za svoju prácu zaslúžite a povie Vám aj, ktorý klient Vám priniesol najväčší zisk.

Optimalizácia firemných procesov

Fenomén s názvom “hospodárska kríza” má dve stránky mince: tí, ktorí krízu vnímajú ako výzvu, sa vďaka nej učia efektívnešjie narábať so svojimi zdrojmi (či už kapitálovými alebo ľudskými) a takéto firmy majú veľkú šancu zo strašiaka krízy získať mnoho pozitívneho a krízu prežiť v dobrej kondícii. Tí, ktorí krízu vnímajú ako nutné zlo, ktorému sa treba podrobiť, nemajú motiváciu pracovať na vlastnom zlepšovaní a preto sa vystavujú veľkému riziku, že ich aktivity budú v dôsledku zvýšených nárokov zákazníkov podstatne potlačené, čo môže firme spôsobiť vážne existencionálne problémy. Optimalizácia firemných procesov má za cieľ zefektívniť tie oblasti fungovania spoločnosti, ktoré vykazujú isté formy nadbytočnosti.

Optimalizácia, alebo ináč povedané zefektívňovanie, sa javí ako jedna z najúčinnejších a pri tom ľahko dostupných zbraní proti strašiaku krízy. Existuje samozrejme mnoho spôsobov, ako krízu prežiť, ale práve optimalizácia procesov je spôsob, ktorý “bojuje” tak, že zároveň aj šetrí. Neexistuje efektívnejší spôsob, ktorým by sa dali ušetriť zbytočné investície alebo náklady na réžiu, ktoré v veľmi často najviac ukrajujú z kapitálových rezerv spoločnosti. Vraví sa, že dobrý obchod nemôže fungovať bez dobrého nákupu – a to nie len nákupu tovarov alebo služieb, ale aj nákupu ľudských zdrojov. Ak sa Vám podarí znížiť náklady na prevádzku spoločnosti, môžte znižovať cenu svojich produktov aj bez toho, aby ste sa vystavovali riziku, že sa ocitnete v červených číslach.

Jednoducho povedané: všetko treba z času na čas dôsledne poupratovať a vyčistiť, aby sa to neznehodnotilo. Práve aktuálna hospodárska kríza môže slúžiť ako čistiaci prostriedok, ktorý Vám pomôže zbaviť sa všetkého nepotrebného a vyzdvihne zdravé základy Vašej firmy.

Zdieľanie informácií a vzájomná komunikácia

V oblasti riadenia procesov je asi najpodstatnejšia časť správne nastavenie toku informácií v rámci celej spoločnosti, medzi jej zamestnancami, medzi jednotlivými oddeleniami alebo aj medzi spoločnosťou a jej klientami. Nastavenie tohto toku informácií veľmi závisí od oblasti, v akej spoločnosť podniká a taktiež aj od vnútornej politiky spoločnosti voči jej zamestnancom alebo klientom.

Dajú sa nájsť rôzne štandardné toky, ako napr. pri zákazkovej výrobe je najprv dopyt, potom ponuka, následne zo schválenej ponuky sa tvorí objednávka do výroby, potom nasleduje výroba, expedícia a fakturácia. Každá z týchto súčastí však môže v každej firme vykazovať isté formy špecifík, ktoré nie je možné plne nahradiť univerzálnymi postupmi a tokmi.

Prispôsobovanie štandardných informačných tokov na špecifické procesy

Práve prispôsobovaním štandardných tokov je možné získať silnú konkurenčnú výhodu, pretože zjednodušenie každodennej rutinnej práce (ináč povedané optimalizácia v iných podobách) vedie k zvýšeniu efektívnosti zamestnancov, k zlepšeniu ich informovanosti, zoceľuje pracovný tím do tuhšieho celku (ak všetci zamestnanci používajú jednotný systém, vytvára to istú formu pracovnej komunity), urýchľuje rozhodovanie a napomáha k zníženiu chybovosti resp. zlyhaniu ľudského faktora vo všetkých odvetviach spoločnosti.

Analýza potrieb, návrh a kompletná realizácia riešenia na kľúč

WAI s.r.o ponúka služby tvorby softvérových klient-server riešení. Popri samotnej tvorbe sa zaoberá aj analýzou informačného prostredia u klienta a návrhom optimálnych riešení resp. procesov, ktoré zefektívnia prácu zamestnancov, manažérov a vzájomnú komunikáciu jednotlivých oddelení vo firme. Vďaka svojim dlhoročným skúsenostiam vie poskytnúť konzultačný servis v rôznych oblastiach podnikania, pričom toto tvrdenie je podporené aj množstvom referencií a úspešne realizovaných projektov.

V nasledujúcej časti seriálu rozoberieme dôležité prvky analýzy procesov.

• support for SWINGO widgets
• new set of default SWINGO widgets: desktop, CASCADA (the CMS), webAdmin lists
• new useful library functions
• prototype of database abstraction layer (in development)
• ehnahnced webAdmin table and edit form

Bugfixes:

• various bugfixes throughout the platform

Po viacerých pokusoch ako tento import spraviť optimálne, mi napadlo veľmi užitočné riešenie – vyskúšal som, či existuje súbor sitemap.xml, ktorý by mal obsahovať zoznam všetkých produktov na stránke a na moje prekvapenie tam tento súbor bol a navyše obsahoval aj zoznam kategórií, do ktorých sú produkty zaraďované. Ďalšia prerábka importu mohla začať, ale tentokrát to bola výrazná optimalizácia, pretože už nebolo nutné parsovať zoznamy produktov, ale iba postupne načítavať produkty zo sitemap.xml a parsovať detaily o nich.

A vlastne – ani som nemal byť prečo tak prekvapený, že sitemap.xml existoval. Dnes to už musí mať každá web stránka, ktorá má byť dobre viditeľná vo vyhľadávačoch.